Lợi ích của tủ hồ sơ hiện đại cho doanh nghiệp hoặc ngôi nhà của bạn
Các văn phòng thường tìm thấy các tài liệu và giấy tờ nằm xung quanh và việc tổ chức chúng là một cuộc đấu tranh. Có nhiều cách khác nhau để sắp xếp mớ hỗn độn này bao gồm cả việc sử dụng các thư mục tệp. Nhưng nếu bạn có hàng tấn thư mục chứa các tài liệu quan trọng, bạn sẽ gặp phải một vấn đề lớn hơn. Một cách để giải quyết vấn đề này là sử dụng hệ thống tủ hồ sơ và mẫu tủ hồ sơ sắt hiện đại là lựa chọn hợp thời, giúp lưu trữ ảnh, tài liệu đào tạo, tài liệu hoặc tạp chí ở một nơi để lấy ngay.
Lợi ích của tủ hồ sơ hiện đại
Tủ hồ sơ hiện đại là một trong những loại hình phổ biến nhất trong kinh doanh hoặc lưu trữ gia đình. Bởi vì những bộ lưu trữ này có nhiều chức năng khác nhau giúp cải thiện hoạt động hàng ngày, chúng rất cần thiết cho bất kỳ gia đình hoặc doanh nghiệp nào.
Dưới đây là những lợi ích tổng thể của việc sử dụng tủ hồ sơ hiện đại:
- Những chiếc tủ này có thể chứa được nhiều tài liệu mà không chiếm nhiều diện tích mặt sàn.
- Thật đơn giản để lưu trữ và phân loại các thư mục và tệp, giúp việc truy xuất tài liệu trở nên đơn giản hơn và do đó góp phần vào tăng năng suất văn phòng.
- Khả năng lưu trữ tất cả các tệp ở một vị trí có thể giúp giảm thiểu việc mất thông tin doanh nghiệp.
- Các doanh nghiệp cũng có thể chọn cải thiện tính bảo mật của các tập tin trong tủ bằng cách chọn các thiết bị chống cháy và có khóa.
- Các tủ này đi kèm với các loại khóa khác nhau có thể nâng cao tính bảo mật của thông tin bí mật được lưu trữ trong đó.
Đối với các doanh nghiệp cần nhiều hơn dung lượng lưu trữ văn phòng thông thường, bạn có thể thấy ý tưởng lưu trữ này rất hữu ích.
Các loại tủ hồ sơ hiện đại và lợi ích của chúng
Vì những lợi ích của nó, không có gì ngạc nhiên khi tìm thấy các loại tủ đựng hồ sơ cho ký túc xá, trường học, văn phòng, doanh nghiệp với mọi quy mô. Hệ thống tủ hồ sơ hiện đại cũng được sử dụng trong các văn phòng kinh doanh để sắp xếp tài liệu một cách hiệu quả. Hãy cùng chúng tôi xem những loại tủ này và lợi ích của chúng.
Tủ hồ sơ hiện đại thường được làm bằng gỗ hoặc kim loại. Các ngăn kéo thường sử dụng ray trượt để tạo thuận lợi cho việc mở nó và bao gồm một “nút chặn” để ngăn nó hoàn toàn bị kéo ra khỏi tủ. Hầu hết các tủ hồ sơ bằng kim loại đều có cơ chế trượt hoặc chốt ngón tay cái để giúp mở nó. Các ngăn kéo cũng có tay cầm để cầm và kéo nó. Mặt trước của các ngăn kéo thường có một ngăn chứa nhãn để giúp xác định nội dung bên trong nó.
Hầu hết các tủ tài liệu sử dụng khóa có chìa khóa để ngăn chặn truy cập trái phép vào tài liệu đang được lưu trữ. Có hai hệ thống khóa: khóa cam và khóa pít tông. Khóa cam và khóa pít-tông được mở bằng chìa khóa để xoay ổ khóa nhưng các tủ có khóa pít-tông được đóng lại bằng cách ấn nhẹ vào thân khóa.
>>> Tham khảo thêm: Cách chọn tủ hồ sơ sắt phù hợp với từng không gian làm việc
Tủ hồ sơ ngang
Đây là một loại tủ đựng hồ sơ, nơi các tài liệu hoặc thư từ được đặt theo thứ tự thời gian trong các thư mục chồng lên nhau ở vị trí phẳng với các tài liệu cũ nhất ở dưới cùng và những tài liệu gần đây nhất ở trên cùng. Dưới đây là những lợi ích của tủ hồ sơ ngang:
- Loại tủ hồ sơ này sử dụng hệ thống dễ hiểu, thao tác đơn giản.
- Tiết kiệm chi phí vì nó có giá cả phải chăng
- Yêu cầu một không gian nhỏ để lưu trữ tệp
- Bảo vệ thư và tài liệu khỏi độ ẩm, bụi bẩn, mối mọt và phai màu
Tủ hồ sơ thẳng đứng
Loại tủ này sử dụng loại hệ thống tủ hồ sơ thông dụng nhất, nơi các tài liệu được đặt thẳng đứng trong các khoang của chúng. Dưới đây là những lợi ích của tủ hồ sơ dạng đứng:
- Cung cấp một dung lượng lớn để chứa một số lượng lớn các tài liệu và thư từ
- Hệ thống lưu trữ linh hoạt và có thể chứa bất kỳ số lượng thư mục nào theo yêu cầu
- Cách an toàn để giữ tài liệu
- Tiết kiệm chi phí do dung lượng lưu trữ của nó
- Các tài liệu có thể được truy xuất dễ dàng vì nó có thể được lập chỉ mục theo nhiều cách khác nhau bao gồm số, bảng chữ cái và theo chủ đề
- Tủ sử dụng một hệ thống hồ sơ có thể được áp dụng ở mọi nơi
Tủ hồ sơ bên
Tủ hồ sơ bên thường có chiều sâu 20 inch và có chiều rộng 30, 36 và 42 inch. Chúng cũng có các phiên bản 2, 3, 4 và 5 ngăn. Trong loại tủ hiện đại này, các tài liệu được sắp xếp ngang dọc theo giá với các ngăn chứa các dải chỉ mục ở các đầu có thể nhìn thấy của chúng. Các kệ có thể được cố định lên đến chiều cao 2m trong khi chiều sâu của kệ nhỏ hơn 60cm. Dưới đây là những lợi ích của tủ tài liệu bên:
- Cần ít không gian hơn để lắp đặt do tủ có kích thước nhỏ
- Có thể dễ dàng truy cập tài liệu vì các chỉ mục của chúng
- Cung cấp phạm vi mở rộng tốt hơn khi nhu cầu của một ngôi nhà hiện đại hoặc doanh nghiệp phát triển
Tủ hồ sơ cánh mở
Đây là loại tủ đựng hồ sơ thông thường, nơi các hồ sơ được đặt trên các kệ mở theo cách sắp xếp số. Các kệ này được sắp xếp thành từng dãy với khoảng trống vừa đủ giữa hai dãy để mọi người có thể nhanh chóng di chuyển. Các kệ mở có thể có chiều cao bất kỳ. Dưới đây là những lợi ích của tủ hồ sơ cánh mở:
- Giúp tiết kiệm thời gian tìm tài liệu
- Đủ thuận tiện để nhân viên xử lý
- Được đề xuất cho các văn phòng lớn với khối lượng lớn tệp và tài liệu cần xử lý
- Hiệu quả về chi phí
Lời kết
Hầu hết tất cả các gia đình và văn phòng đều phải giải quyết các tài liệu, giấy tờ hàng ngày. Các tệp này thường chứa thông tin có giá trị cần được bảo vệ. Sử dụng tủ hồ sơ hiện đại phù hợp có thể mang lại sự an toàn cho những tài liệu quan trọng cần có. Với các hệ thống hồ sơ khác nhau để sử dụng, bạn có thể dễ dàng tìm thấy một hệ thống phù hợp với nhu cầu văn phòng của bạn.
>>> Tham khảo thêm: Thiết kế tủ thấp đẹp mà văn phòng nên có
